Onze inzet voor de eerbiediging van de mensenrechten

Als internationaal actief familiebedrijf staat Miele als weinig andere ondernemingen bekend om hoogwaardige huishoudelijke en professionele toestellen en om betrouwbare en duurzame producten. Respectvolle en verantwoordelijke omgang met medewerkers en leveranciers behoort tot de vaste waarden van het bedrijf. Respect voor de mensenrechten is voor Miele een vanzelfsprekend onderdeel van alle bedrijfsactiviteiten en een essentieel kenmerk van de bedrijfscultuur. Daarom verbindt Miele zich ertoe de mensenrechten te eerbiedigen, eerlijke en veilige arbeidsomstandigheden te waarborgen en verantwoord en wettelijk conform te handelen binnen de eigen bedrijfsactiviteiten en in de toeleveringsketen.

Deze beleidsverklaring maakt deel uit van het Miele Responsible Business Framework (MRBF). Het framework omvat onze verbintenissen en verwachtingen met betrekking tot verantwoord zakelijk gedrag binnen onze eigen bedrijfsactiviteiten en ten aanzien van zakenpartners wereldwijd. De kern van het MRBF is het Miele Responsible Business Policy, dat de bindende interne norm vormt voor verantwoord zakelijk gedrag bij Miele. De daarin beschreven principes, vereisten en governanceprocessen zijn van toepassing op alle ondernemingen binnen de Miele-groep waarover Miele & Cie. KG of Miele Beteiligungs-GmbH direct of indirect zeggenschap of doorslaggevende invloed uitoefent. Voor leveranciers bevat de Miele Supplier Code of Conduct, als een ander onderdeel van het MRBF, de overeenkomstige bindende verwachtingen en vereisten.

Normen en vereisten

Het MRBF is gebaseerd op internationale normen, in het bijzonder de International Bill of Human Rights, de ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work en de fundamentele arbeidsnormen van de IAO, de UN Guiding Principles on Business and Human Rights, de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen, de beginselen van het UN Global Compact, het VN-Verdrag inzake de Rechten van het Kind en de mensenrechten- en milieugerelateerde vereisten van de LkSG.

Miele verwacht van medewerkers, leidinggevenden en directe en indirecte leveranciers binnen de volledige waardeketen dat zij de mensenrechten eerbiedigen, risico's vermijden en meewerken aan de uitvoering van passende preventieve en corrigerende maatregelen. Dit omvat in het bijzonder:

• het verbod op kinderarbeid, dwangarbeid, slavernij, mensenhandel en andere vormen van onvrijwillige arbeid;

• eerlijke, transparante en wettelijk conforme arbeidsvoorwaarden, werktijden, verloning en sociale voordelen;

• veilige en gezonde arbeidsomstandigheden en doeltreffende maatregelen ter voorkoming van arbeidsongevallen en werkgerelateerde ziekten;

• respect voor de vrijheid van vereniging, het recht op werknemersvertegenwoordiging en collectieve dialoog;

• bescherming tegen discriminatie, geweld, intimidatie, pesterijen, vergelding en ongepaste disciplinaire maatregelen;

• het voorkomen van onrechtmatige landverwerving of onrechtmatige ontneming van grond, respect voor bestaansmiddelen en een mensenrechtenconforme inzet van veiligheidsdiensten;

• naleving van de milieugerelateerde verplichtingen uit de LkSG, in het bijzonder met betrekking tot schadelijke milieuveranderingen, kwik, persistente organische verontreinigende stoffen en gevaarlijk afval.

De gedetailleerde vereisten zijn beschreven in het Miele Responsible Business Policy, in interne regels en processen en in de Supplier Code of Conduct.

Risicobeheer en prioritaire risico's

Miele verankert de mensenrechten- en milieugerelateerde zorgvuldigheidsverplichtingen in een groepsbreed, risicogebaseerd ESG-risicobeheersysteem. Het doel is om potentiële en daadwerkelijke risico's binnen de eigen bedrijfsactiviteiten en de toeleveringsketen systematisch te identificeren, te beoordelen en te prioriteren, en op basis daarvan passende maatregelen te nemen.

De risicoanalyse wordt regelmatig uitgevoerd, ten minste eenmaal per jaar, en ad hoc, met name bij ingrijpende wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten, nieuwe projecten of onderbouwde kennis van mogelijke schendingen van mensenrechten- of milieugerelateerde verplichtingen. Indien er aanwijzingen zijn, worden ook indirecte leveranciers in de risicoanalyse betrokken. De beoordeling wordt uitgevoerd aan de hand van gestandaardiseerde criteria, met name risico's op land-, sector-, product- en dienstniveau, waarbij rechtstreeks rekening wordt gehouden met de bedrijfsspecifieke inkoopstructuren en productieomstandigheden van de Miele-groep, evenals met interne en externe bevindingen, rapporten, zelfevaluaties, auditresultaten en andere geschikte informatie.

De risicoanalyse voor het boekjaar 2024 heeft, rekening houdend met de reeds bij Miele ingevoerde regels, procedures en controlemechanismen, geen prioritaire mensenrechten- of milieugerelateerde risico's vastgesteld binnen de eigen bedrijfsactiviteiten van Miele.

Voor directe leveranciers werden wel mensenrechten- en milieugerelateerde risico's geïdentificeerd, beoordeeld en geprioriteerd. De belangrijkste risico's die in de toeleveringsketen werden vastgesteld, waren het risico op niet-naleving van de vereisten inzake gezondheid en veiligheid op het werk en schadelijke bodem-, water- en luchtverontreiniging. De resultaten van de risicoanalyse vormen de basis voor de risicogebaseerde voortzetting en verdere ontwikkeling van bestaande preventieve en controlemaatregelen.

Preventieve en corrigerende maatregelen

Miele leidt preventieve maatregelen af uit de resultaten van de risicoanalyse. Binnen de eigen bedrijfsactiviteiten omvatten deze onder meer gerichte opleidingen en bewustmakingsmaatregelen, de integratie van vereisten in relevante processen en bestaande managementsystemen en certificeringen, zoals ISO 45001 voor gezondheid en veiligheid op het werk en ISO 14001 voor milieumanagement.

Binnen de toeleveringsketen vormt de Supplier Code of Conduct een belangrijke preventieve maatregel. Deze beschrijft de verwachtingen ten aanzien van leveranciers op het gebied van mensen- en arbeidsrechten, milieu, integriteit, verantwoorde toeleveringsketens en zorgvuldigheidsverplichtingen, en wordt op risicogebaseerde wijze geïntegreerd in de samenwerking met relevante leveranciers. Afhankelijk van de risicosituatie kunnen dialoogvormen, zelfevaluaties, bewijsstukken, audits of andere controle- en ondersteuningsmaatregelen worden ingezet.

Indien verhoogde risico's, concrete aanwijzingen of daadwerkelijke schendingen worden vastgesteld, beoordeelt Miele de situatie, analyseert het de onderliggende oorzaken en bepaalt het passende corrigerende maatregelen. Binnen de eigen bedrijfsactiviteiten zijn deze maatregelen erop gericht schendingen te voorkomen of te beëindigen. In de toeleveringsketen streeft Miele er in het algemeen naar om risico's of schendingen samen met de betrokken leverancier te beëindigen of tot een minimum te beperken, in het bijzonder via corrigerende actieplannen, bewijsstukken en opvolgingsbeoordelingen. Opschorting of beëindiging van de zakelijke relatie wordt slechts als laatste redmiddel overwogen wanneer risico's of schendingen niet op afdoende wijze worden aangepakt.

Wanneer kinderarbeid wordt vastgesteld, vereist de bijzondere noodzaak om kinderen te beschermen een specifiek herstelplan dat gericht is op het belang van het kind. Dit kan onder meer bestaan uit het veilig weghalen van het kind uit het werk, toegang tot onderwijs en passende maatregelen om onbedoelde negatieve gevolgen voor het kind en zijn of haar gezin te voorkomen.

Klachtenprocedure

Miele beschikt over een klachtenprocedure waarmee interne en externe personen wereldwijd aanwijzingen kunnen melden van mensenrechten- of milieugerelateerde risico's en schendingen, evenals compliancegerelateerde zorgen. Meldingen kunnen worden ingediend via een klokkenluiderssysteem dat wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij en kunnen, waar wettelijk toegestaan, ook anoniem worden gedaan.

De klachtenprocedure wordt beheerd door een onafhankelijke ombudspersoon, die als volgt kan worden gecontacteerd:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4 D
33602 Bielefeld

Tel.: +49 521 557 333 0

Mobiel: +49 151 58230321

E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de

Meldingsplatform: www.report-tvh.com

Website: www.thielvonherff.de

De ombudspersoon treedt op als onafhankelijke advocaat. Hij of zij is onpartijdig en is met betrekking tot de inhoudelijke behandeling van meldingen niet onderworpen aan instructies van de onderneming. De ombudspersoon is gebonden aan het beroepsgeheim. Op verzoek beschermt hij of zij de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder.

Miele beschermt melders tegen benadeling of represailles. Binnengekomen meldingen worden beoordeeld en, afhankelijk van hun inhoud, behandeld volgens vastgelegde onderzoeks- en opvolgingsprocedures. Bij meldingen die betrekking hebben op het Miele Responsible Business Policy worden de bevoegde Human Rights Officers betrokken. De procedure wordt op transparante wijze geregeld door openbaar beschikbare procedureregels, waarin het exacte proces, de termijnen en de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

Governance, doeltreffendheid en rapportage

De Raad van Bestuur stelt deze beleidsverklaring vast en ontvangt ten minste eenmaal per jaar verslag over de uitvoering van de mensenrechten- en milieugerelateerde zorgvuldigheidsverplichtingen, de resultaten van de risicoanalyse, belangrijke incidenten en de doeltreffendheid van de genomen maatregelen.

De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en uitvoering van het Miele Responsible Business Policy berust bij de Human Rights Officers binnen Corporate Sustainability voor de eigen bedrijfsactiviteiten van Miele en binnen Procurement Excellence voor de toeleveringsketen. De Miele Responsible Business Steering Committee ondersteunt de verdere ontwikkeling van het Framework en keurt belangrijke wijzigingen goed. De operationele functies en lokaal verantwoordelijke personen implementeren de vereisten binnen hun respectieve processen en verantwoordelijkheidsgebieden.

Risicoanalyses, preventieve en corrigerende maatregelen en de klachtenprocedure worden regelmatig, ten minste eenmaal per jaar, en ad hoc geëvalueerd op hun doeltreffendheid. Relevante activiteiten en beslissingen worden op een traceerbare wijze gedocumenteerd en gerapporteerd overeenkomstig de wettelijke vereisten. Deze beleidsverklaring wordt jaarlijks en ad hoc herzien en waar nodig bijgewerkt.

Miele Raad van Bestuur